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CONSERVATION DE LA PREUVE DE VÉRIFICATION DES PIÈCES D’IDENTITÉ

La conservation de la preuve de vérification de l’identité peut-elle se faire autrement que par la photocopie ?

Alors que les histoires d’horreurs sur la fuite de renseignements personnels fusent, il va de soi que la confiance du public est quelque peu ébranlée. Naturellement, vos clients peuvent être réticents à vous permettre de faire une photocopie de leurs pièces d’identité.

Qu’en est-il de votre obligation déontologique face à la conservation de la preuve de cette vérification (Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires, articles 5 à 21) ?

Afin de remplir cette obligation, il existe des alternatives à la photocopie, bien que celle-ci reste à préconiser. Par exemple, le notaire pourrait signer une déclaration qu’il ou elle a vérifié les pièces en y inscrivant les détails (les numéros de référence et autres informations) et celle-ci serait conservée au dossier.

Vous avez des doutes sur les pièces qu’on vous soumet ? Pourquoi ne pas exiger et vérifier une troisième ou même une quatrième pièce d’identité? Si le comportement d’un client vous apparait étrange ou si les pièces présentées vous apparaissent forgées, nous vous suggérons de procéder à des vérifications supplémentaires. Un fraudeur n’aura possiblement pas pensé à fabriquer une carte d’un club de santé ou une carte de membre Costco. Ces pièces, bien qu’elles ne puissent pas servir à une vérification adéquate de l’identité, peuvent vous rassurer quant à l’authentification de l’identité de votre client. 

 

LIGNES DIRECTRICES – PERSONNES VULNÉRABLES

Connaissez-vous les lignes directrices sur l’intervention du notaire et de l’avocat auprès des aînés et des majeurs en situation de vulnérabilité et la levée du secret professionnel dans le contexte de la lutte contre la maltraitance envers ces clientèles ? En effet, ces lignes directrices, élaborées de concert avec le Barreau du Québec, ont été adoptées par le Conseil d’administration de la Chambre des notaires les 29 et 30 septembre 2017 (CAD-50-5-3.16).

À en juger par la recrudescence des appels sur le sujet auprès de la Direction des enquêtes et contentieux, il est évident que les notaires sont de plus en plus confrontés à ces situations délicates.

Nous vous invitons à en prendre connaissance afin d’y trouver la réponse à plusieurs questions que vous pouvez vous poser sur la matière. Vous trouverez ce document sur la Bibliothèque notariale sous la tuile « lignes directrices de la Chambre » et ensuite en cliquant sur le lien « Des lignes directrices pour mieux outiller les notaires en matière de maltraitance envers les aînés et les personnes vulnérables ». Elles sont également accessibles au grand public sur le site Web de la Chambre.

L’INDÉPENDANCE vs LE CONFLIT D’INTÉRÊTS  

Vous ne pouvez recevoir un acte où votre conjoint est une partie. L’article 41 de la Loi sur le notariat prohibe la réception d’un acte par un notaire dans lequel lui ou son conjoint est ou représente l’une des parties. Il s’agit d’une disposition d’ordre public à laquelle le notaire ne peut déroger. L’indépendance professionnelle et le désintéressement total d’un notaire sont aussi prévus aux articles 29 et 29.1 de notre Code de déontologie. Un notaire se doit donc d’éviter d’être « impliqué », directement ou indirectement, dans une transaction.

Il importe aussi de souligner que le terme « conjoint » comprend le « conjoint de fait » de par la définition comprise à l’article 61.1 de la Loi d’interprétation. 

La notion de conflit d’intérêts quant à elle est prévue à l’article 30 du Code de déontologie des notaires et oblige ce dernier à éviter de se trouver dans une situation où le notaire pourrait être porté à privilégier les intérêts d’une des parties au détriment d’une autre. Les situations de conflits d’intérêts sont évidemment prohibées, mais un notaire pourrait continuer d’agir sur autorisation écrite de son client. Il en serait ainsi si vous acceptez de recevoir un acte où votre associé ou votre frère est l’une des parties.

 

En résumé, peu importe la situation et les autorisations écrites obtenues préalablement, le notaire doit préserver son indépendance et ne peut donc recevoir un acte dans lequel son conjoint est ou représente l’une des parties.