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Les rapports périodiques aux Registres des dispositions testamentaires et des mandats, qu’en fait-on une fois transmis?

Parmi les questions fréquemment posées aux membres de l’équipe des registres, on retrouve le délai de conservation des rapports périodiques transmis bimensuellement ainsi que leur lieu de conservation et la possibilité de les conserver en format électronique seulement.

Le Règlement sur les registres de la Chambre des notaires (c. N-3, r.13) mentionne à l’art 3 que «Le notaire, le gardien provisoire ou le cessionnaire du greffe doit garder une copie de ses rapports durant une période de 10 ans suivant leur production.»

Les rapports testamentaires et de mandats ne doivent pas obligatoirement être conservés dans une chambre-forte ou coffre-fort. Toutefois, les rapports comportent des renseignements confidentiels qui doivent être protégés.

Les rapports peuvent-ils être conservés en format électronique uniquement? L’article 4 du règlement indique que «les rapports peuvent être tenus et conservés soit matériellement […] ou au moyen d’un support faisant appel aux technologies de l’information.» Si vous choisissez de conserver vos rapports en format électronique, consulter votre fournisseur de logiciel de gestion d’étude afin de connaître la période de conservation des rapports dans l’application. Par exemple, la politique de conservation des rapports sur la plate-forme Inscriptio est de 3 mois, après cette période, les données peuvent être retirées. Aussi, il est important de faire une sauvegarde électronique du rapport ou procéder à leur impression afin d’en assurer la conservation.

Si vous souhaitez numériser les rapports en format papier que vous détenez et ne conserver que le format électronique, vous devez choisir un format pour la numérisation qui assure une pérennité suffisante des documents afin qu’ils demeurent lisibles de nombreuses années. Il est également nécessaire de documenter la procédure de numérisation et de destruction des documents. Pour en savoir plus concernant la numérisation, consulter le Guide relatif à la numérisation des dossiers des notaires qui se trouve sur l’Inforoute notariale dans la section «Services aux membres»; à la rubrique «Notaire branché».