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Après avoir reconnu le caractère unique de ce que l’on vit présentement et les réactions normales que cela génère, certains notaires se sont outillés pour exercer la profession dans le contexte de la COVID-19.

Puis, viendra le retour graduel pour tous qui amènera une importante période d’ajustements. Il faudra être conscient que, même lors du retour au bureau, les activités ne reprendront pas comme avant. Les employés réclameront probablement plus d’autonomie et de flexibilité d’horaires, y ayant goûté pendant la crise et les clients, marqués par la crise sanitaire, exigeront des mesures de protection efficaces.

D’abord comme individu, on aura appris en quelques semaines, et parfois « à la dure », à faire un SCAN régulier tête / corps / cœur, à mieux gérer son énergie, à rester dans le moment présent et à gérer ses attentes. Répondre sans cesse, seul à soi-même, à son besoin de sécurité... quel apprentissage ! Maintenant, comme gestionnaire d’une PPE (petite, petite, entreprise), que peut-on faire. 

L’importance de savoir quoi faire quand on ne sait pas quoi faire

D’abord on peut réfléchir à certains de ses comportements de gestionnaire (de patron) qui pourraient peut-être être bonifiés. Quelles leçons peut-on tirer de ce que l’on vient de vivre ? Quel genre de leader, de gestionnaire veut-on être ? Comme professionnel ayant un nouveau vécu social et sanitaire, quelle image veut-on projeter ? Il est important de se poser ces questions et il faudra se souvenir régulièrement de ce modèle que l’on souhaite maintenant être, pour nous et pour notre équipe.

Réfléchir en vue de mieux morceler nos objectifs au retour, car on ne pourra pas tout faire à la fois. Il sera important de maximiser sa concentration au retour et de conserver sa motivation. On le fera d’abord pour soi, puis pour son équipe et sa clientèle.

Enfin, on retrouvera son équipe ! Il sera souhaitable de continuer à prendre le temps de s’intéresser davantage aux personnes, de cultiver la bienveillance, de développer l’entraide au bureau et d’agir en chef d’orchestre ! En retrouvant cette proximité sociale, on gagnera à créer un climat de confiance dans son étude, en apportant du soutien à nos collègues tout en respectant la nouvelle autonomie qu’ils auront développée en période de télétravail.

Comment mieux travailler en équipe avec cette proximité retrouvée ?

En reconnaissant régulièrement les efforts et les bons coups de chacun. Personne ne nous est acquis. On mettra le focus sur la productivité par un alignement quotidien de l’équipe pendant un certain temps. On s’assurera de la capacité individuelle de chacun versus la capacité collective. On s’assurera également de l’efficacité des outils utilisés. Finalement, on fera un suivi régulier des livrables en s’assurant d’être réaliste et honnête dans nos promesses.

Garder son calme et avoir un optimisme mesuré demandera une certaine énergie au départ, voire une discipline émotionnelle. D’où l’importance de bien réfléchir présentement et de se ressourcer, puisqu’au retour il faudra mettre en place des mesures immédiates.

• Avec qui communiquerons-nous en premier ?
• Quelles informations donnerons-nous prioritairement ?

Il faudra devancer certains de nos clients afin de les sécuriser et de prévoir des échéanciers réalisables. Le pire serait de les laisser dans le silence. L’inconfort du silence, on le connait bien maintenant. Tous ces clients sortiront aussi d’une période de crise qui aura souvent généré confusion et stress. Il faudra bien leur communiquer les faits de leur dossier respectif tout en demeurant MAÎTRE du dossier bien entendu ! Préparons-nous à cela. Ayons un plan d’action dans la façon de prioriser ses dossiers.

N’oublions pas, comme il sera important d’être bien entouré, de déléguer intelligemment et de mobiliser son équipe, et ce, si petite soit-elle pour atteindre les objectifs communs. Il faudra accepter le fait qu’il sera maintenant encore plus pertinent de se préoccuper de la vie personnelle de nos collègues et de la conciliation qui s’en suit.

Quelques défis à relever au retour  

• Accepter un niveau plus élevé de stress chez certains individus ;
• Maîtriser l’enchaînement rapide d’évènements ;
• Composer avec des exigences plus élevées chez certains clients qui voudront rapidement obtenir de l’information tout en assurant une relation respectueuse ;
• Garder son calme et avoir un certain optimisme en donnant l’exemple ;
• Comprendre et accepter que tout le monde réagit d’une manière différente en pareilles circonstances ;
• Prendre soin de soi : ne pas se laisser submerger par des poussées d’adrénaline ;
• Revoir régulièrement sa stratégie et l’adapter.

Avec un peu de préparation, c’est possible d’y arriver !

Rappelons-nous que c’est important de savoir quoi faire, quand on ne sait pas quoi faire !

 

Anne Boutin, notaire pour La Boussole

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