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par le Fonds d'asssurance-responsabilité des notaires

La réception à distance d’un acte notarié peut présenter une incidence sur l’exercice de la profession. Le notaire doit faire preuve d’un niveau de vigilance élevé en raison des risques qui y sont associés.

Le présent document vise à sensibiliser les notaires à cette question. Il doit être complété par la lecture de l’arrêté, des Lignes directrices publiées par la Chambre et l’Avis à la profession juridique concernant les risques publiés par la Fédération des ordres professionnels de juristes du Canada.

LES RISQUES GÉNÉRAUX

L’arrêté ne modifie pas les obligations du notaire à titre d’officier public. Il demeure tenu d’agir en fonction des règles qui encadrent l’exercice de la profession, notamment en regard de l’obligation de conseil.

En raison de l’importance de son rôle, le notaire doit s’assurer que l’acte exprime véritablement la volonté des parties. Il doit être sensible au fait que la réception à distance d’un acte notarié accentue les risques auxquels il est confronté dans le cadre de sa pratique. On peut penser aux éléments suivants :

• Les transactions frauduleuses ;
• Le vol d’identité ;
• L’influence indue, la captation et la coercition ;
• L’incapacité et le vice de consentement.

Nous insistons ici sur l’importance de la vérification des pièces d’identité afin d’éviter les vols d’identité et transactions frauduleuses. À ce sujet, nous vous rappelons les recommandations de l’Ordre mentionnées dans les Lignes directrices pour recevoir un acte notarié en minute sur un support technologique :

« a. La vérification d’identité doit se faire comme suit : Justifier et documenter au dossier les circonstances entrainant l’utilisation de ce moyen technologique, en sus des éléments habituellement requis;

b. Lors de l’entrevue, le client doit présenter deux pièces d’identité reconnues, dont l’une avec photo. Notez au dossier les renseignements présentés comme preuve de vérification et de validité des pièces présentées. Dans le contexte actuel, la validation de pièces d’identité supplémentaires est une bonne pratique, surtout s’il s’agit d’un nouveau client.

c. Porter une attention plus particulière à l’encre ou à la marque optiquement variable ou aux hologrammes des pièces visibles à la caméra en inclinant la pièce sous la lumière réfléchie. Le permis de conduire peut aussi être validé en ligne à https://saaq.gouv.qc.ca/services-en-ligne/citoyens/verifier-validite-permis-conduire/ .

d. Documenter dans le dossier les informations principales apparaissant sur les pièces d’identité permettant leur identification et la vérification de leur non-expiration. Il vous appartient d’évaluer si ces vérifications sont satisfaisantes ou non. Aussi, vous pouvez utiliser tous moyens additionnels que vous jugerez nécessaires pour satisfaire à votre obligation de validation de l’identité et de la capacité.

La qualité est validée selon les moyens usuels. »

Pour de plus amples informations sur le sujet, vous pouvez consulter les articles suivants : 

• La vérification de l’identité : ne donnez jamais la chance à un malfrat de faire de vous sa prochaine victime ;
• Vol d’identité et responsabilité professionnelle : les indices d’une fraude ;
• Vérification d’identité : importante obligation de l’officier public ;
• Constatation d'usurpation d'identité et fraude immobilière.

LA PRÉVENTION DES RISQUES

Un acte juridique doit être globalement cohérent, compte tenu du contexte dans lequel il intervient. Le notaire, à titre d’officier public, doit souligner aux parties les éléments qui soulèvent à son avis des interrogations et obtenir les réponses appropriées.

Le notaire doit adopter des mesures de validation concrètes lorsqu’il peut percevoir des indications d’actes frauduleux ou que l’une des parties à l’acte est dans une situation de vulnérabilité.

LA DOCUMENTATION DU DOSSIER

Le dossier du notaire doit être valablement documenté. La responsabilité qu’il assume à cet égard est accrue lorsqu’il reçoit à distance un acte notarié. De façon générale, les informations suivantes devraient y être consignées :

La liste des vérifications ayant été complétées avant et pendant la tenue de la visioconférence, dont :

1. la liste des démarches effectuées en lien avec la réception de l’acte par support technologique;
2. les réponses obtenues en regard des questions qui pouvaient être soulevées, compte tenu du contexte
3. les précautions qui furent adoptées en regard des personnes vulnérables;
4. les mesures qui furent adoptées afin d’assurer la confidentialité des échanges, le cas échéant;
5. tout autre élément particulier.

Il faut se rappeler qu’une réclamation peut être présentée plusieurs années après la réception d’un acte. La documentation du dossier est la meilleure façon d’apporter la preuve d’une conduite raisonnable. 

LE REFUS DE RECEVOIR UN ACTE

Le notaire devrait refuser de recevoir un acte lorsqu’il existe un doute non résolu sur des éléments qui pourraient affecter sa validité ou sa justesse.

De façon plus précise, le notaire devrait refuser de recevoir un acte dans les situations suivantes :

1. Les ressources technologiques dont disposent les parties ne permettent pas le respect des lignes directrices publiées par la Chambre des notaires du Québec;
2. Des difficultés techniques ont affecté de façon significative le déroulement de la visioconférence;
3. Il existe un doute non résolu sur :

• l’identité des parties;
• le caractère licite de la transaction;
• le consentement offert par une personne vulnérable;
• la capacité d’une partie de comprendre le processus qui sera suivi aux fins de la réception de l’acte;
• la possibilité de préserver un corridor de confidentialité entre les parties à l’acte et le notaire instrumentant.

La décision de refuser de recevoir un acte juridique, que ce soit dans le cours normal des choses ou à distance, ne peut être génératrice de responsabilités lorsqu’elle est fondée sur des préoccupations d’ordre déontologique ou l’impossibilité d’agir conformément aux normes usuelles.

CONCLUSION

Nous ne répéterons jamais assez toute l’importance pour le notaire de bien documenter son dossier en matière de responsabilité professionnelle.

Par ailleurs, nous l’encouragerons à ne pas baisser la garde quant à chacun des éléments mentionnés plus avant. Le professionnalisme à cet égard peut faire toute la différence pour éviter les fâcheuses conséquences d’une réclamation, en plus de constituer un gage de valeur ajoutée pour la protection du public.