Articles

Aux termes du Règlement sur l’exercice de la profession de notaire en société, il vous est possible de pratiquer au sein d’une société composée d’autres professionnels figurant à l’annexe I du Code des professions. Tel que soulevé dans notre dernière parution, bien que le notaire doive en tout temps respecter ses obligations professionnelles, peu importe le cadre dans lequel il exerce, il n’est pas inutile de souligner certaines particularités de la pratique en société multidisciplinaire.

Les lieux physiques
Tout d’abord, la voûte où sont conservés vos actes en minute ne doit être accessible qu’à vous et votre personnel, à l’exclusion des autres professionnels de la société, si ce n’est d’autres notaires.  Une chambre-forte peut toutefois être partagée, mais devra alors être munie de classeurs à l’usage exclusif du ou des notaires et de leur personnel, verrouillés en tout temps.  

Vous devez également assurer la confidentialité des locaux que vous et votre personnel utilisez.

Les dossiers et informations personnelles
Le partage des dossiers n’est possible qu’avec d’autres notaires ou avocats, considérant le secret professionnel auquel ils sont, comme vous, tenus.  Donc, à clients partagés, dossiers distincts, sauf quant à vos confrères.  Votre mandat et votre niveau de responsabilité se trouvera naturellement circonscrit pour les dossiers vous étant exclusifs.  Par ailleurs, une limitation de mandat deviendra plus que jamais un atout pour vous, dans les dossiers partagés, délimitant votre mandat, celui de votre confrère et fixant votre imputabilité respective. 

Quant à l’accès à vos dossiers par les autres professionnels de la société, il devra toujours être autorisé par écrit par votre client. 

Partager l’identité de votre client avec les autres professionnels de la société est toutefois possible, dans la mesure où l’information est requise pour l’administration interne et moyennant, encore une fois, l’autorisation écrite du client.  Ce partage peut s’avérer pratique, notamment pour la facturation.  

Notez que bien qu’un client soit connu de l’étude vous n’êtes pas moins tenu de conserver une preuve de son identité et de sa capacité, selon le Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires.

La sécurité informatique
Puisque vos obligations s’étendent également aux informations et documents détenus sur support informatique, assurez-vous de votre indépendance au sein de la société multidisciplinaire par un accès vous étant réservé à vous et votre personnel exclusivement, protégé par mot de passe.  Des aménagements peuvent toutefois être mis en place quant aux dossiers partagés.

La comptabilité en fidéicommis
Il ne saurait être question d’utiliser un compte en fidéicommis ouvert au nom de la société pour un mandat vous étant confié spécifiquement et impliquant la détention de somme d’argent.  Ne tolérez aucune ingérence des autres professionnels de la société dans la gestion et le contrôle de votre compte en fidéicommis.  Également, tout employé se voyant confier la tenue de cette comptabilité devra signer une entente de confidentialité.

La responsabilité
Enfin, vous auriez avantage à prévoir contractuellement les engagements de la société en cas de recours.  Celle-ci prendra-t-elle fait et cause en votre faveur dans un litige? S’engagera-t-elle à payer les primes d’assurance excédentaires? Ses obligations cesseront-elles suite à votre départ?

En conclusion, la pratique avec d’autres professionnels pouvant s’avérer un choix stratégique quant au développement d’affaires, elle ne présente pas moins le défi, pour vous notaires qui exercez dans ce cadre - et malgré ce cadre -, de pouvoir, à tout moment et à tous égards, exercer en respectant vos propres obligations professionnelles.