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La Direction de l’inspection professionnelle est préoccupée par le nombre important de constats relatifs à un index au répertoire incomplet, voire inexistant.

Nous vous rappelons que la tenue de l’index au répertoire est une obligation professionnelle, prévue aux articles 20 de la Loi sur le notariat (RLRQ, c. N-2) et 31 du Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires (RLRQ, c. N-3, r. 17). Le notaire en défaut sera tenu de compléter, constituer ou reconstituer son index, et ce, souvent dans un délai très court, compte tenu de l’importance de cette obligation. Suivant la décision du Comité d’inspection professionnelle, l’infraction si elle n’est corrigée, peut même, ultimement, aboutir à un signalement au syndic.

Au-delà de l’obligation professionnelle de tenir un index, quelle est son utilité considérant que le notaire doit tenir un répertoire? Le répertoire constate l’existence d’un acte et peut en établir la preuve. Il est toutefois de peu d’utilité quand vient le temps d’identifier efficacement les actes signés par un client.

L’index au répertoire, tenu par ordre alphabétique du nom des parties, permet, quant à lui, un repérage rapide et efficace de tous les actes signés par chacun des clients. Précisons qu’il ne s’agit pas de la liste des dossiers ou des clients pouvant être obtenue à partir de votre logiciel de gestion d’étude.

L’index est tenu sous forme de fiches ou autrement. Toutefois, le notaire doit en tout temps être en mesure de transférer cet index sur support papier s’il est tenu sur support dématérialisé, afin de satisfaire aux exigences réglementaires.

De l’outil de repérage pratique pour le notaire instrumentant, l’index devient essentiel dans le cadre d’une cession de greffe ou du dépôt d’un greffe à la Cour supérieure, puisque le greffe est composé des actes en minute, du répertoire et de l’index au répertoire. D’ailleurs, un index absent ou incomplet pourrait retarder cette cession ou ce dépôt.

Comment, sans cet outil, le confrère cessionnaire pourrait-il satisfaire un client souhaitant obtenir une copie d’un acte reçu devant le notaire cédant, lorsque ce client ignore la date ou même l’année à laquelle l’acte a été signé. Le cessionnaire sera-t-il prêt à consulter chacune des inscriptions au répertoire, à la recherche de l’acte demandé? Exercice inutile et fastidieux, qui gagne en lourdeur selon l’importance du greffe du notaire cédant.

Par ailleurs, les principaux logiciels de gestion d’étude sont dotés des applications requises pour permettre la constitution de votre index au répertoire, pour autant qu’ils soient utilisés.

Le temps consacré à la constitution de votre index au répertoire est donc crucial pour le bon fonctionnement de votre étude. Cet exercice ne peut être négligé.