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Pensez à faire une procuration pour la délivrance de copies de vos minutes!
Afin de partir la tête tranquille et profiter au maximum de vacances bien méritées, il est important de nommer un procureur responsable de vos affaires notariales durant votre absence.  Ces obligations découlent des dispositions suivantes :

Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires, c. N-3, r. 17: 

29. Le notaire qui s’absente de son étude pour plus de 15 jours doit prendre les mesures nécessaires pour informer les personnes qui tentent de le rejoindre, de la durée de cette absence ainsi que du nom et de l’adresse du procureur nommé conformément au sous-paragraphe l du paragraphe 3° de l’article 15 de la Loi sur le notariat (c. N-2). 

Loi sur le notariat (c. N-2): 

57. (1) [Délégation de pouvoir] Tout notaire peut commettre, par un mandat notarié en minute et pour un temps déterminé, un notaire en exercice pour certifier des copies ou extraits de ses actes ou des actes dont il est le dépositaire légal.

(3) [Dépôt du mandat] Copie authentique de ce mandat doit être déposée immédiatement au bureau du secrétaire de l’Ordre.

Un modèle-type de cette procuration est accessible dans le Répertoire de droit / Modèles d'actes / Pratique notariale (document 8)  par le biais de  la bibliothèque notariale : https://bibliothequenotariale.cnq.org/record.htm?Record=19321642146911498249

 Vous veillerez à y préciser les éléments suivants : 

1.    Portée du mandat : la procuration doit préciser si le mandat s’étend aux « greffes dont le mandant est dépositaire ».  Malheureusement, cette clause est souvent omise. Nous interprétons alors de façon restrictive le mandat : la procuration vise alors seulement le greffe du notaire « mandant ».  S’il est de l’intention d’étendre la procuration aux greffes dont le notaire « mandat » est également cessionnaire, il est donc important d’en faire mention dans la procuration. 

2.    Terme du mandat : préciser la période pour laquelle la procuration est consentie, en donnant une date de début et de fin du mandat.

À noter : une copie conforme de cette procuration doit être déposée sans délai auprès du Secrétariat de l’Ordre (art. 57 (3) LN-2), car ces informations figurent au tableau de l’Ordre et servent à mieux orienter vos clients qui désirent obtenir une copie d’acte en votre absence.

Merci de nous y aider!