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Dans le cadre de l’exercice de sa profession, le notaire est appelé à détenir des sommes au nom de ses clients. Que ces sommes soient élevées ou plus modestes, le public perçoit le notaire comme ayant la probité et la rigueur nécessaires pour se les voir confier. Le Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires (c. N-3, r. 5.1) fixe d’ailleurs les balises de cette importante responsabilité.

La Direction de l’inspection professionnelle insiste régulièrement sur l’importance d’une des obligations fixées par ce règlement soit celle de dresser des rapports mensuels de la comptabilité en fidéicommis, prévue à son article 33. Il y est énoncé que le rapport mensuel doit être effectué chaque mois pour les opérations du mois précédent. Il ne saurait donc être question de profiter d’une accalmie en septembre pour préparer ses rapports de la période estivale.

La conciliation comprendra, pour chaque mois, la liste des recettes et débours, une conciliation équilibrée intégrant les comptes généraux et spéciaux, la liste des sommes dues aux clients, la liste des chèques et recettes en circulation et la liste de tous les comptes en fidéicommis dont le notaire est détenteur, qu’ils soient généraux ou spéciaux, et leur solde à la fin du mois.

La production mensuelle des rapports s’inscrit dans le cadre d’une tenue rigoureuse de la comptabilité en fidéicommis et assure au notaire consciencieux, l’exactitude des écritures qu’il y a inscrites, au jour le jour, conformément aux articles 20 et 29 du Règlement. Elle lui évitera, entre autres : 

• De ne pas avoir comblé sans délai un solde débiteur rapidement, tel que le requiert l’article 31 paragraphe 6 du Règlement,faute d’avoir pu le constater;
• De contrevenir à l’article 31 paragraphe 8 de ce règlement en n’effectuant pas un suivi sur les chèques tirés du compte en fidéicommis afin de s’assurer qu’ils ont été encaissés;
• De contrevenir à l’article 31 paragraphe 9 du règlement s’il détient les sommes dues aux déposants depuis plus de trois ans, sans justification;
• De constater trop tard qu’on a omis de déposer une recette, en circulation depuis plus d’un mois.

Par conséquent, le notaire qui dresse ses rapports mensuels à chaque mois non seulement s’assure de ne pas enfreindre l’article 33 du Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires mais prévient la commission d’autres infractions prévues au même règlement.  Comme en bien d’autres domaines : « Mieux vaut prévenir que guérir ». 

Par Isabel Rousseau, notaire et inspecteur à l'interne