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Pour remplir ce rôle, le notaire est tenu à certaines obligations édictées à l’article 43 de la Loi sur le notariat (RLRQ, c. N-3) ainsi qu’au Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires (RLRQ, c. N-3, r. 17) prévoyant qu’il doit vérifier l’identité de ses clients au moyen de deux pièces d’identité parmi celles énumérées à l’article 6 de ce règlement et conserver au dossier la preuve de cette vérification. D’ailleurs, dans le cadre d’une inspection régulière, l’inspecteur s’assurera que cette preuve se retrouve au dossier. Toute lacune notée à cet égard sera inscrite au rapport d’inspection et le Comité d’inspection professionnelle en sera notifié afin de décider des mesures à prendre à l’égard du notaire, le cas échéant.

Le notaire doit personnellement vérifier les pièces d’identité du client en sa présence et il doit s’assurer en consultant ces pièces qu’elles ne comportent aucun élément douteux: expiration de la pièce d’identité, mentions erronées, etc. Cette vérification ne peut être déléguée à une autre personne, par exemple, une collaboratrice et elle ne se limite pas aux cas où le notaire reçoit un acte notarié, mais également lorsqu’il consigne des sommes à son compte en fidéicommis (art. 5).

Nous vous rappelons que si vous vous déplacez à l’extérieur de votre étude pour recevoir la signature d’un client, vous devez exiger la production des pièces d’identité requises, les vérifier et en tirer une photocopie. Certains notaires utilisent leur téléphone intelligent pour conserver une photo de ces pièces. Cependant, il est important de téléverser ces photos dans le dossier du client dès votre arrivée à votre étude et surtout, de voir à supprimer ces photos de votre téléphone intelligent afin de préserver la confidentialité de l’identité de vos clients. Le vol ou la perte d’un téléphone intelligent est si vite arrivé!

Martine Arial, directrice de l'Inspection professionnelle