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Petit rappel quant à savoir qui a l’obligation déontologique de procéder à la vérification de l’identité, la qualité et la capacité d’une partie à un acte lorsque le notaire instrumentant délègue la signature d’une des parties à un collègue à la demande de son client ou qu’une signature est obtenue par procuration.

 

Faits

Une des parties à votre acte vous informe qu’elle ne peut être présente pour la signature de l’acte. Elle demeure dans une région éloignée de votre étude et elle ne se déplacera pas. Vous proposez à votre client : Soit qu’il vous fasse parvenir une procuration spécifique reçue devant un autre notaire ou soit qu’il vous transmette le nom d’un notaire qui recevra sa signature en conformité avec l’article 50(2) de la Loi sur le notariat (N-3). Vous l’avisez que vous contacterez ce notaire.

 

Règles déontologiques

L’article 43 de la Loi sur le notariat (N-3) prescrit que :

« Le notaire doit, par tout moyen raisonnable, vérifier l’identité, la qualité et la capacité des parties à un acte notarié dont il reçoit la signature. »

Il indique aussi en second paragraphe que si la signature de l’une des parties est reçue par un autre notaire que le notaire instrumentant, il appartient à cet autre notaire de vérifier l’identité, la qualité et la capacité de la partie concernée.

 

Comment s’effectuent les vérifications

L’identité se vérifie conformément aux articles 5 et 6 du Règlement sur la tenue des études et des dossiers de notaires.

Pour toute réception de signature, et ce, tant pour le notaire instrumentant que pour le notaire délégué, vous devez préalablement obtenir les renseignements et documents vous permettant d’effectuer ces vérifications et conserver une preuve à votre dossier.

Il vous appartient de procéder à ces vérifications et de consigner la preuve de celles-ci. Il vous revient de vérifier les documents reçus et de vous assurer que la personne devant vous soit la bonne. Cette vérification est effectuée par vous et non par votre collaboratrice.

La qualité d’une personne réfère à son rôle dans la transaction : actionnaire, administrateur, liquidateur, etc. Vous devez effectuer la vérification de la qualité de toutes parties à votre acte, et ce, par tout moyen que vous jugez nécessaire.

La capacité renvoie quant à elle au consentement requis de la personne : majeure ou mineure, apte ou inapte, célibataire, mariée, veuve, divorcée, procuration, résolution, etc. Cette vérification doit être faite par tout moyen raisonnable. Tout document pertinent doit être conservé au dossier.

Afin de compléter et valider certaines informations, vous pouvez notamment consulter le registre foncier, le registre des droits personnels et réels mobiliers, le plumitif, le site du curateur public et le registre des entreprises. 

Par ailleurs, dans le cas d’une partie représentée par une procuration, il importe de valider la qualité et la capacité du mandant au moment de la signature de l’acte par le mandataire. N’oubliez pas de vérifier si la procuration est toujours en vigueur et qu’elle traduit bien la volonté du mandant. Cette vérification devrait se faire auprès du mandant. Obtenir d’un confrère qui a reçu la procuration notariée un écrit indiquant que le mandat n’a pas été révoqué n’est pas suffisant pour confirmer la volonté du mandant. Quant au mandataire, les mêmes obligations s’appliqueront au moment de recevoir sa signature et le notaire devra vérifier son identité, sa qualité et capacité.

Connaître les personnes depuis 20 ans ne suffit pas et ne vous exemptera pas de vos obligations de vérification ni de conservation de preuve à vos dossiers.

Soyez vigilants !