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Obligations professionnelles
Mot du président / Nouvelle politique de gouvernance du FEN / Modifications à certains règlements Volume 3 Numéro 16
Radiation : tolérance zéro
Par Me Josée Roy, inspecteur
Depuis quelque temps, nous constatons une augmentation du nombre de radiations qui ne sont pas signées et/ou publiées dans les délais tel que l’exige la réglementation1. Avec l’entrée en vigueur du nouveau Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires (le « Règlement »), souhaitez-vous vraiment laisser dormir une partie de vos honoraires dans votre compte au lieu de faire preuve de diligence dans la signature et la publication de vos actes ?
Une certaine « tolérance » semble s’être instaurée depuis plusieurs années. En effet, la pratique était déjà confrontée aux délais que prenaient les créanciers à signer les radiations, à ceux de publication du registre foncier, ainsi qu’à la pression liée à l’augmentation de la responsabilité des notaires. On a qu’à se rappeler la décision de la Cour d’appel, rendue en 19962 ans l’affaire Houle c. Société hypothécaire B.N.E. Le juge dans cette affaire est sans équivoque : « l’enregistrement des quittances de toutes créances hypothécaires ou privilégiées antérieures » est une obligation de résultat. Ainsi, le notaire doit s’assurer d’avoir publié les radiations antérieures avant de débourser !3
L’Ordre a immédiatement réagi face à cette problématique. Des représentations – voire même des pressions – ont été faites aux créanciers pour optimiser la rapidité du processus de l’obtention de la signature des radiations. Des protocoles de radiations ont été instaurés auprès de la plupart des institutions financières4. Par conséquent, les délais d’obtention ont été réduits et la responsabilité des notaires ainsi limitée.
À la suite de ces représentations, la plupart des créanciers s’engagent maintenant à signer les radiations qui leur sont soumises dans un délai maximum de 45 à 90 jours.
L’Ordre et plusieurs autres intervenants ont fait leurs devoirs et ont mis à la disposition des notaires différents outils pour les aider à procéder efficacement et rapidement aux radiations. Pensons notamment à l’utilisation du tableau de suivi des radiations (fortement suggéré), à la Plateforme Telus, aux mandats électroniques émis par certains créanciers ou à la publication en ligne.
En outre, certains créanciers donnent maintenant la possibilité au notaire, par l’envoi électronique d’un mandat spécifique, de procéder à la signature des radiations « à l’interne », et ce, sans délai supplémentaire. Il s’agit de la mise en œuvre d’un protocole « haute vitesse ».
Pourquoi alors certains notaires ne respectent-ils pas eux-mêmes ces délais?
Il y a lieu de prendre une pause « prise de conscience » et de s’interroger sérieusement sur notre engagement et notre professionnalisme.
À la lumière de tous les efforts déployés de part et d’autre, aucune tolérance n’est justifiée. Un respect strict des délais d’obtention et de publication est de mise, notamment en ce qui concerne la réception des mandats spécifiques électroniques (Plateforme Telus) où aucun délai n’est vraiment justifié pour finaliser les actes de radiation !
Le quotidien du notaire n’est pas de tout repos : rapidité d’exécution, pression des clients, mise à jour des connaissances, flot de travail constant pour n’en nommer que quelques-uns. Mais aucune bonne raison ne justifie d’accuser des retards dans la signature ou la publication d’actes de radiation si un notaire s’efforce de bien prioriser et d’actualiser sa pratique pour faire face aux changements perpétuels
On se doit de préserver notre réputation et demeurer les chefs de file dans le maintien de la confiance du public. Pour ce faire, il suffit de consacrer chaque jour une période aux suivis des radiations et à leur publication afin d’éviter les retards injustifiés.
Avec l’entrée en vigueur du nouveau règlement, nous voulons croire que les notaires soucieux de percevoir leurs honoraires procéderont avec diligence aux suivis de leurs actes de radiation. Dans le cas contraire, les honoraires et les débours (frais) de radiation liés à la partie du mandat non encore exécuté devront demeurer au compte en fidéicommis !
1 Voir les articles 14 et 15 du Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires. 14. « Le notaire doit, sans délai après la clôture d’un acte, à moins d’en avoir été exempté par les parties, veiller à l’inscription ou la radiation des droits contenus à cet acte au registre foncier ou au registre des droits personnels et réels mobiliers et conserver au dossier une photocopie du sommaire ou de l’extrait sur laquelle a été apposé un certificat de l’inscription faite sur le registre. » 15.« Dans le cas où un service professionnel requiert la signature d’un acte visant la radiation totale ou partielle de tous droits inscrits au registre foncier ou au registre des droits personnels et réels mobiliers, le notaire doit, dans les plus brefs délais, veiller à la signature de cet acte. »
2 Houle c. Société hypothécaire B.N.E., 1996 CanLII 6482 (QCCA).
3 Par chance, les démarches entreprises par la Chambre auprès des principaux prêteurs ont permis d’alléger cette exigence grâce aux engagements pris par ces derniers, mais cette affaire avait fait trembler la pratique notariale à l’époque.
4 Pour consulter ces protocoles, consultez l’Inforoute notariale sous l’onglet Outils de travail/Les champs de pratique - immobilier – relevé de compte et radiation.