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Par : Le Service de l’inspection professionnelle

Double conservation

Bien que le nouveau Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires soit entré en vigueur, il y déjà plus de 10 mois, nous constatons, dans le cadre des inspections professionnelles, que peu de notaires procèdent à la double conservation de leurs données comptables.

Nous nous permettons donc de vous rappeler que vous devez dorénavant conserver obligatoirement une copie de sauvegarde des livres de comptabilité en fidéicommis et de toutes les pièces justificatives dans un endroit autre que celui où vous conservez vos originaux. Ainsi, dans l’éventualité où vous conservez une copie de vos livres de comptabilité sur un support faisant appel aux technologies de l’information, vous devez également y conserver toutes les pièces justificatives, dont, entre autres, une copie de vos bordereaux de dépôt, de vos états de compte, des reçus, etc

Si toutefois vous décidez de conserver une copie de votre comptabilité, sur support papier ou technologique, dans un endroit autre qui ne correspond pas à votre domicile professionnel, vous devez transmettre à l’Ordre la Demande d’autorisation afin de conserver tout ou partie d’un greffe, de dossiers ou de comptabilité en fidéicommis dans un endroit autre que le domicile professionnel du notaire disponible dans l’Inforoute notariale dans la section « Votre dossier / Votre dossier administratif / Greffe ».

Reçus

Nous vous rappelons également que l'utilisation de vos anciens reçus a été tolérée jusqu'au 1^er septembre dernier, notamment pour permettre aux différents fournisseurs de logiciels de gestion d’études d’apporter les modifications requises à leur solution. Ceci dit, les reçus émis doivent maintenant être conformes aux dispositions du nouveau règlement et inclure toutes les mentions requises. À titre informatif, un modèle de reçu est accessible sur l’Inforoute notariale.

Pour toute question

Pour toute question relative à la comptabilité en fidéicommis, nous vous invitons à consulter dans un premier temps la Foire aux questions accessible sur l’Inforoute notariale. Celle-ci est accessible sous l’onglet Votre dossier / Votre dossier administratif / Comptabilité en fidéicommis sous le titre Gestion des comptes au quotidien à partir du 1^er janvier 2018. Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question dans ce document, n’hésitez pas à nous la transmettre par courriel à l’adresse fideicommis@cnq.org