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Dans le cadre de nos inspections, nous constatons encore trop souvent que le notaire ne conserve pas les pièces ayant trait à ses transferts électroniques de fonds avec celles constituant sa comptabilité en fidéicommis (copie des chèques recto/verso, reçus, livre de caisse, grand livre, etc.) comme l’exige l’article 32 du Règlement sur la tenue des dossiers et des études de notaire. En ce sens, nous remarquons que les notaires conservent parfois ces pièces dans le dossier pour lequel le transfert électronique de fonds a eu lieu. Or il est pourtant nécessaire de conserver les pièces constituant la comptabilité en fidéicommis pendant une période minimale de 10 ans  dans un endroit conforme au Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires. 

 Il appert également que plusieurs notaires semblent ignorer quelles sont les pièces comptables qui doivent être conservées lors d’un transfert électronique de fonds. Les pièces devraient contenir les mêmes informations que celles qui se trouvent sur un chèque, soit la date du transfert électronique, le nom du bénéficiaire et le montant transféré confirmé par votre institution financière. Idéalement, le tout devrait être accompagné d'un spécimen de chèque ou d'une confirmation par le bénéficiaire des coordonnées de son compte bancaire. Bref, les pièces à conserver devraient normalement comprendre les éléments suivants :

1) L'autorisation du client visant le transfert des sommes d'argent dans un compte bancaire autre que le sien, dans la mesure où ce transfert est clairement rattaché à l’exécution du mandat effectué (lequel doit être licite et clairement défini) et ne constitue pas un paiement par complaisance;

2) Une inscription au livre de caisse précisant à qui seront transférés les fonds à la demande de votre client;

3) Un écrit de la part du bénéficiaire à qui les fonds seront envoyés et la confirmation des coordonnées de son compte;

4) Puisque votre institution financière vous fera signer un document autorisant la sortie des fonds, cette pièce devrait être conservée avec les pièces de comptabilité en fidéicommis;

5) Le bénéficiaire devra aussi vous confirmer, promptement et par écrit, qu'il a bien reçu les sommes que vous lui avez transmises;

Pour faciliter la conciliation mensuelle de votre comptabilité en fidéicommis et vous assurer un pointage adéquat des transferts électroniques de fonds, nous vous conseillons d’indiquer sur vos relevés de transactions disponibles sur le web le nom du bénéficiaire ou le numéro de dossier. Cette mention devrait être inscrite dès que le transfert est effectué. Lors de votre conciliation mensuelle, vous pourrez donc clairement indiquer cette information sur votre relevé bancaire. Cette méthode simple facilitera grandement votre travail de pointage.

En ce qui a trait aux transferts électroniques de fonds effectués par l’entremise de la solution Assyst Paiement, nous vous prions de consulter le guide des pièces à conserver disponible sur l’Inforoute notariale. Nous espérons que cette petite mise au point vous aura permis de saisir l’étendue de votre devoir de conservation des pièces constituant un transfert électronique de fonds et, le cas échéant, de modifier votre pratique en conséquence.