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Il n’est pas facile de reconnaitre les stratagèmes frauduleux d’autant plus que leurs auteurs peuvent être très créatifs. En ce mois de la fraude et à la veille de la période d’achalandage printanière pour la majorité des notaires, voici quelques rappels pour éviter le pire.

Mais d’emblée, nous vous rappelons que si vous pensez qu'une transaction irrégulière vient de se produire, il faut agir sans délai et dans l'ordre :

1. Signalez immédiatement la situation à votre institution financière et suivez ses instructions ;
2. Avisez les agences d'évaluation de crédit afin que des alertes à la fraude soient enregistrées dans vos rapports de solvabilité (Equifax et Trans Union Canada) ;
3. Communiquez avec un service de police et faites un rapport en conséquence. Avisez vos assurances « bureau », lesquels couvrent souvent ce genre d'évènement ;
4. Avisez la Chambre des notaires en composant le 514-879-1793 poste 5927.

Ne vous laissez pas berner !

Cas classique : un client qui vous inonde tout à coup de courriels ou texto afin de vous étourdir et de vous faire perdre vos repères.

Il ciblera une personne dans l’étude pour créer un lien de confiance et lui transmettra un grand nombre de messages pour des détails afin de la conforter dans le fait qu’elle parle bien au véritable client. Bien entendu, il mentionnera qu’il est à l’extérieur du pays et qu’étant difficile à joindre, la meilleure façon de communiquer avec lui est par courriel ou texto. Au fil des messages, il vous indiquera que, malgré les instructions initialement données pour le déboursé, il souhaite que l’argent soit transféré dans un compte aux États-Unis appartenant à une compagnie dont il est le seul actionnaire.

Autant de choses qui devraient déclencher en vous une alerte vigilance...

Attention! On tente peut-être de vous piéger !

Quels sont les signes révélateurs d’une usurpation de ce type ?

• Le client est difficilement joignable autrement que par courriel ou texto ;
• Le client est en voyage ;
• Le client écrit très fréquemment de très court courriel ou texto à une collaboratrice dans le but de la déstabiliser ;
• Le transfert doit se faire dans un autre pays ;
• Le transfert est demandé pour le jeudi ou le vendredi et surtout avant un long congé (Pâques, Fête nationale, etc.) ;
• Les informations sur le compte qu’il fournit identifient une autre personne comme détenteur du compte.

Conseils généraux :

• Détenir un antivirus fiable et à jour ;
• Modifier régulièrement les mots de passe de l'entreprise ;
• Établir auprès de votre client, dès la prise du mandat, un système de vérification auprès d’une à trois personnes de son entourage avant d’effectuer un transfert d'argent important ;
• Parler de vive voix avec la personne avant d'effectuer un transfert. L'appeler soi-même ;
• Vérifier attentivement l'adresse courriel du destinataire puisque souvent un seul caractère diffère de la véritable adresse de votre client.

Déboursé à des personnes qui ne sont pas reliées à l’exécution du contrat de service

Nous ne pouvons que vous référer à l’article 24 du Règlement sur la comptabilité en fidéicommis, aux lignes directrices et à la Foire aux questions concernant le nouveau Règlement accessible sur l'Inforoute notariale (Votre dossier / Votre dossier administratif / Comptabilité en fidéicommis). Le notaire ne peut remettre les sommes ou les biens à des personnes qui ne sont pas reliés à l’exécution du contrat de service, et ce, même si le client donne des instructions en ce sens au notaire¹.

Nous vous recommandons également de visionner avec votre personnel les courtes Webdiffusions offertes gratuitement sur l’Inforoute notariale.

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