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À l’ère du XXI^e siècle où les transactions et les déplacements internationaux sont fréquents, vous êtes de plus en plus sollicités par des clients qui ont besoin de faire certifier des documents par un « notaire ». Ces clients vous demandent d’apposer votre signature et de mettre votre sceau sur une panoplie de documents destinés à l’étranger, et ce, pour une multitude de raisons afin d’y conférer une force probante.

SOYEZ VIGILANTS avant d’apposer votre signature sur des documents que vous n’avez pas personnellement rédigés ou pour lesquels vous n’avez pas l’autorité d’en émettre des copies conformes.

Pour éviter de cautionner des informations ou des déclarations que vous n’avez pas personnellement vérifiées, vous pouvez, à titre d’exemple :

• Apposer un court texte précisant l’objet de la certification, en précisant clairement votre apport dans la chaîne de certification et ainsi faire état de ce que vous reconnaissez, déclarez ou certifiez ; ou
• Rédiger un document distinct (que vous pouvez appeler « certification ou attestation notariale ») dans lequel le client procède à certaines déclarations sous serment, devant vous (notamment quant à son lien et à la nature des documents qui sont soumis à votre certification).

Dans tous les cas, vous aurez toujours vérifié l’identité du client, à l’aide de pièces avec photos.

PROCÉDURE DE CERTIFICATION

Après vérification des documents, le Secrétaire de l’Ordre authentifie la signature officielle manuscrite¹ déposée conformément à l’article 23 de la Loi sur le notariat et certifie votre qualité de notaire. Ces informations sont consignées à un certificat apposé sur les documents soumis pour certification.

Subséquemment, le client les apporte à l’ambassade ou au consulat du pays où ils sont destinés aux fins d’authentification de la signature du Secrétaire de l’Ordre. Ainsi, la validation des signatures à différents paliers confère au document une force probante afin de valoir à l’étranger.

Il est donc très important qu’au tout début du processus de certification, le notaire procède à un minimum de vérifications auprès du client.

La certification d’un document par un notaire est un geste souvent banalisé par le public. Pourtant, l’apposition de votre signature à titre d’officier public est un geste important qui doit être expliqué à votre client de même que les coûts s’y rattachant.

SOYEZ AVISÉS qu’à compter du 1^er mai 2019, les documents soumis pour la certification (autre que des actes notariés) doivent contenir minimalement les informations suivantes : 

• Une déclaration appropriée quant à l’objet de la certification ;
• Une mention indiquant que l’identité de tout signataire a été vérifiée ;
• Le nom du notaire en lettres moulées en plus de sa signature ;
• La date de signature du notaire ;
• Les initiales du notaire sur chacune des pages des documents qu’il certifie. 

EN CONSÉQUENCE, À DÉFAUT de prévoir ces mentions, la certification des documents par l’Ordre ne pourra être effectuée.  

 

 

 

¹ Depuis le 1^er avril 2019, pour tout nouveau dépôt de signature officielle manuscrite, des frais de 50 $ sont exigés (voir Grille de tarification 2019-2020 sur l’Inforoute notariale/Services aux membres/Politique de tarification 2019-2020).