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La Minute Volume 4 Numéro 8
Copie du certificat de localisation : électronique ou papier ?
À l’approche de la saison immobilière, plusieurs notaires ont des questionnements face à la copie électronique du certificat de localisation. Après des échanges avec l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec, la Chambre vous propose un résumé pouvant vous éclairer.
Voici quelques points clés :
- L’arpenteur-géomètre peut émettre une copie électronique authentique du certificat de localisation dont il est l’auteur. Cette possibilité est permise selon la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (LCCJTI); rien dans les lois et règlements régissant la profession d’arpenteur-géomètre ne l’empêche.
- Copie authentique numérique ou papier, c’est une question d’entente entre l’arpenteur et son client : L’article 29 de la LCCJTI mentionne que nul ne peut exiger de quelqu’un qu’il se procure un support ou une technologie spécifique pour transmettre ou recevoir un document, à moins que cela ne soit expressément prévu par la loi ou par une convention. Par conséquent :
- L’arpenteur-géomètre et son client peuvent convenir, par contrat de service, que la copie authentique du certificat de localisation soit produite sur support technologique ou papier.
- Lorsque le notaire est mandaté par son client d’obtenir un certificat de localisation, il est essentiel que le notaire convienne avec l’arpenteur-géomètre avant le début du mandat, du support qui sera utilisé pour émettre la copie authentique. Le notaire serait avisé de demander une confirmation écrite à l’arpenteur-géomètre du mandat convenu.
- La majorité des promesses d’achat prévoient que le vendeur fournira une copie authentique du certificat de localisation. Par conséquent :
- Le notaire qui reçoit une copie électronique du certificat de localisation devrait vérifier la présence de la signature numérique de l’arpenteur-géomètre au document.
- Le notaire devra transmettre cette copie authentique électronique à l’acheteur. Transférée, cette copie demeure authentique.
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À cet effet, le notaire doit prendre les mesures nécessaires afin de conserver la confidentialité des informations transmises et privilégier l’utilisation d’un mode sécuritaire de transmission (ex. courriel sécurisé ou chiffrer le fichier à l’aide d’un mot de passe).
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- À noter que la copie authentique technologique qui est imprimée par le notaire ou le client perd son caractère d’authenticité.
- En vertu de l’article 13 du Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires, le notaire doit conserver à son dossier une copie ou une photocopie du certificat de localisation. Il y a donc 2 options :
- Conserver la copie électronique si ses dossiers sont tenus sur support technologique (ex. dans son logiciel de gestion d’étude) ;
- Conserver une version imprimée du certificat de localisation signée numériquement par l’arpenteur-géomètre dans son dossier papier.