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Le Directeur de l’état civil souhaite informer les notaires de la mise en place récente d’actions et d’autres nouveautés qui permettront d’améliorer leur expérience client auprès de ses différents services. 

Instauration d’un service d’assistance aux notaires

Dès maintenant, les notaires qui désirent obtenir de l’assistance en lien avec les services du Directeur de l’état civil ou l’informer d’une situation particulière peuvent s’adresser directement à M^e Andréanne Casavant, notaire, qui agira comme support principal aux notaires. M^e Casavant peut être rejointe aux coordonnées suivantes :

Andréanne Casavant 

2535, boulevard Laurier, 3e étage

Québec (Québec)  G1V 5C5

Téléphone: 418 643-1447 poste 2592

andreanne.casavant@dec.gouv.qc.ca

Délais de traitement pour l’obtention des certificats de décès

Actuellement, en raison d’une augmentation du nombre de dossiers d’inscription à traiter et du degré de complexité de ces dossiers, le délai d’inscription d’un nouvel événement au registre de l’état civil est de 30 à 40 jours ouvrables en moyenne.

Cette situation a pour conséquence de retarder la délivrance des certificats et des copies d’acte. En effet, rappelons que pour qu’une demande de certificat ou de copie d’acte puisse être délivrée, l’acte visé doit préalablement être inscrit au registre de l’état civil du Québec. Ainsi, les délais de traitement des demandes de certificats et de copies d’actes énoncés par le Directeur de l’état civil, pour les événements récents, doivent être calculés à partir de la date d’inscription de l’événement au registre de l’état civil.

Conscient des conséquences de ces délais et afin de régulariser la situation, de multiples actions sont prises par le Directeur de l’état civil. Ces actions incluent une série de mesures et moyens dont notamment l’embauche de nouvelles ressources et l’optimisation de ses processus d’inscription. Un retour à la normale des délais est prévu d’ici décembre 2019.

Par ailleurs, rappelons que le délai d’inscription d’un décès ou d’un autre événement est également tributaire des documents reçus par le Directeur de l’état civil. Par conséquent, si la déclaration de décès ou le constat de décès présentés sont incomplets ou comportent des informations erronées ou contradictoires, un délai de traitement supplémentaire pourrait être nécessaire avant que l’événement puisse être inscrit. Il en sera ainsi si la déclaration de décès expédiée par l’entreprise funéraire n’est pas signée, les champs du formulaire ne sont pas tous remplis ou que l’état matrimonial mentionné dans la déclaration ne correspond pas à l’information incluse au registre. Pour en savoir plus à ce sujet, vous pouvez consulter le site internet du Directeur de l’état civil à  http://www.etatcivil.gouv.qc.ca/fr/delai-traitement.html. 

Commande d’un certificat à l’aide de ClicSÉQUR

Rappelons que le code d’accès du notaire qui utilise ClicSÉQUR correspond au numéro de série qui se trouve à l’endos de la carte de membre de la Chambre des notaires.  

Mariage : nouvelle version du Guide du célébrant

Le Directeur de l’état civil souhaite informer les notaires d’une nouvelle mise à jour du Guide du célébrant en date du 4 avril 2019. Cette nouvelle version tient compte des dernières modifications relatives à la publicité et à la célébration du mariage et de l’union civile. Le Guide du célébrant en format PDF peut être téléchargé à partir de la page http://www.etatcivil.gouv.qc.ca/fr/celebrants/Guide_Celebrants.html