Articles

Il y a parfois de ces appels que nous préférons remettre. Toutefois, lorsque le Bureau du syndic tente de vous joindre, n’hésitez jamais à répondre… cela pourrait vous simplifier la vie.

En effet, savez-vous qu’une petite conversation téléphonique avec un syndic adjoint pourrait vous éviter l’ouverture d’un dossier d’enquête ?

À titre d’exemple, plus de 1 000 demandes d’enquête sont reçues et traitées annuellement via le site Internet par le Bureau du syndic. De ce nombre, seulement 300 feront l’objet d’un dossier d’enquête puisque certains faits seront précisés à la suite de conversations entre le syndic adjoint et le notaire concernant la situation soulevée par le requérant.

Ainsi, le syndic adjoint pourrait conclure qu’il n’y a pas de manquements déontologiques et procéder à la fermeture de la requête

Que veut vérifier le syndic adjoint lorsqu’il vous contacte ? Seulement valider avec vous certains points s’il considère qu’il y a un élément contenu à la demande d’enquête qui touche le volet déontologique. Par exemple : 

• Est-ce que le requérant est votre client ?
• Est-il le liquidateur ? Est-il un héritier ?
• Y a-t-il des particularités en lien avec le dossier ?
• Quand avez-vous reçu le mandat du client ?
• Avez-vous transmis les copies au client ? Quand ?
• Avez-vous une convention de retenue au dossier ?

Et bien d’autres questions possibles qui permettront, une fois les réponses obtenues, d’éclairer le syndic adjoint lorsqu’il contactera le demandeur d’enquête pour l’informer de la suite qui sera donnée à sa demande.

Vous n’avez pas ces quelques minutes pour parler au syndic adjoint ? Prenez tout de même l’appel et convenez du meilleur moment pour avoir cette conversation. Le Bureau du syndic dispose de 10 jours pour communiquer avec le requérant. Si malheureusement vous tardez à communiquer avec le Bureau du syndic, il est possible que le syndic adjoint n’ait d’autres choix que de demander l’ouverture d’un dossier d’enquête afin d’obtenir votre version écrite.

Alors, la prochaine fois que votre collaboratrice vous informera d’un appel du Bureau du syndic, prenez l’appel !

 

Dominique Cloutier, notaire, syndic adjoint