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Le Journal de Montréal et les plateformes médiatiques connexes de Québecor publiaient hier un article où l'on mettait en garde la population de ne pas communiquer son numéro d'assurance sociale au notaire lors de la rédaction d'un testament ou d'un mandat.

Évidemment, la Chambre n’est pas demeurée muette face à cette affirmation qui, loin de protéger le public, peut entrainer des conséquences à long terme sur le règlement adéquat d’une succession. En ce sens, une lettre du président a été envoyée au journal, hier même, précisant les faits et demandant un correctif afin qu’une information complète soit divulguée.

Parallèlement, si cet article a généré des craintes chez vos clients, voici un rappel des principaux éléments que vous pouvez partager avec eux :

• Contrairement à d’autres organismes ou individus œuvrant pour ceux-ci, les notaires, tout comme la Chambre, ont des obligations très sérieuses de protection des renseignements, dont les lois sur l’accès à l’information et de protection des renseignements personnels ;
• De même, par l’obligation d’être membre d'un ordre professionnel comme la Chambre des notaires (dont la mission, devons-nous le rappeler, est la protection même du public sous tous ses angles), les notaires doivent protéger le secret professionnel imposé à leur charge, qui est également une protection constitutionnelle ! 

Plus pratico-pratique…

Les notaires, dans de la rédaction d’un testament, sont encadrés par un Règlement sur les registres de la Chambre des notaires du Québec, c. N-3, r.13, indiquant les obligations suivantes :

SECTION I

FORMALITÉS ET MODALITÉS RELATIVES À LA TENUE DES REGISTRES

1. Le notaire doit faire un rapport pour le registre des dispositions testamentaires et un autre pour celui des mandats de protection exclusivement sur les formulaires fournis à cette fin par le registraire. En ce qui concerne le registre des consentements aux dons d’organes et de tissus, les consentements sont inscrits dans l’un ou l’autre de ces rapports.

Ces rapports doivent contenir les renseignements suivants:

1°  les nom, adresse, date de naissance et, si possible, le numéro d’assurance sociale du testateur, du donateur ou du mandant ainsi que, dans le cas d’un donneur, son numéro d’assurance maladie;… » 

Pourquoi le numéro d’assurance sociale ?

Parce qu’il n’existe aucun autre identifiant unique qui accompagnera la personne tout au long de sa vie. En l'absence de ce numéro, nous ne disposons que du nom, de la date de naissance et des coordonnées de la personne pour faciliter le repérage des actes au décès ou lors d’une invalidité.

Bien qu’il ne soit pas obligatoire d’utiliser cet identifiant, dans les faits, comme plusieurs personnes portent les mêmes noms et dates de naissance ou encore auront plusieurs adresses différentes dans leur vie et même plusieurs conjoints, ce numéro est un élément important de repérage. Conséquemment, ne pas l’avoir engendre le risque de ne pas identifier correctement le dernier acte applicable et générer d'importants délais pour le client lors du traitement de la recherche.

Enfin, nous vous invitons à lire un article de Stéphanie Grammond paru le 1^er février 2015 dans La Presse qui positionne bien nos propos à ce sujet.