Avis aux membres

Obligation : Tous les notaires détenteurs d’un compte en fidéicommis au cours de l’année 2017 ont l’obligation de remplir le rapport annuel de comptabilité en fidéicommis et le transmettre à l’Ordre au plus tard le 31 mars 2018, conformément au Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires. Ainsi, pour tout compte en fidéicommis ouvert ou fermé durant l’année 2017, un rapport annuel doit également être préparé et transmis à l’Ordre, et ce, même si aucune transaction n’a été effectuée sur ce compte.

Exemption : Avis est donné aux notaires n’ayant ouvert ni détenu de compte en fidéicommis durant cette période, qu’il ne sera pas nécessaire de produire un tel rapport, celui-ci n’étant pas requis par l’Ordre dans ces circonstances précises.

Omission de produire un formulaire : S’il a été omis d’aviser la Chambre de tout compte en fidéicommis ouvert ou fermé en 2017, le formulaire CDN1 ou CDN3 dûment rempli doit être complété et transmis dès à présent, afin de déclarer l’ouverture ou la fermeture de ce compte. Ces formulaires sont accessibles sur l’Inforoute notariale sous le menu Votre dossier / Votre dossier administratif / Comptabilité en fidéicommis.

Non-conformité : Compte tenu de l’importance des obligations des notaires reliées à la tenue de leur comptabilité et à la production du rapport annuel, la Chambre vous avise qu’elle pourrait nommer un comptable de son choix et le charger de vérifier, aux frais du notaire, la comptabilité en fidéicommis de celui-ci, même s’il n’est plus inscrit au tableau de l’Ordre, si ce dernier ne se conforme pas à l’une ou l’autre des obligations prévues au règlement. 

Documentation et formulaires pour compléter le rapport annuel 2017 accessibles sur l’Inforoute

Note : La Chambre des notaires n’enverra aucune documentation par la poste.

L’ensemble de la documentation requise est accessible sur l’Inforoute notariale (menu Votre dossier / Votre dossier administratif  / Votre rapport annuel en fidéicommis 2017), dont un guide afin de vous aider à remplir ce rapport. De plus, vous y trouverez, pour les notaires détenteurs d’un compte en fidéicommis dûment déclaré à la Chambre, la liste de vos comptes en fidéicommis dont la vérification par l’auditeur est requise. 

Vous noterez que les documents suivants doivent être remplis, signés et transmis à l’Ordre dans un même envoi, et ce, dans le délai prescrit :

• Liste de vos comptes généraux en fidéicommis;
• Rapport annuel de fidéicommis 2017;
• Nomination de l’auditeur;
• Rapport de l’auditeur.

Délai de production: L’original du rapport annuel de comptabilité en fidéicommis accompagné de la liste personnalisée des comptes en fidéicommis et du rapport de l’auditeur indépendant pour l’année 2017 doit être transmis à l’Ordre, au plus tard le 31 mars 2018. 

Aucune prolongation de délai ne sera accordée et seule la réception de l’original papier sera considérée aux fins du délai de production. Il serait donc prudent de retenir dès maintenant, les services d’un auditeur afin d’éviter de se voir opposer des indisponibilités, en raison de l’achalandage usuel à cette période de l’année.  

Frais de retard  et défaut : Le défaut de produire ces documents à l’expiration du délai réglementaire expose le notaire à des frais de retard au montant de 250 $ de même qu’à une plainte disciplinaire dont l’issue pourrait donner lieu à l’application des sanctions prévues à l’article 156 du Code des professions. 

Merci pour votre collaboration!