Avis aux membres

Nous vous rappelons que le nouveau Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires a été publié à la Gazette officielle du Québec du 29 novembre 2017 et entrera en vigueur le 1^er janvier 2018. Ce nouveau règlement amène des changements à votre gestion de sommes ou biens pour autrui dès le 1^er janvier 2018; nous vous invitons à consulter le Règlement ainsi que la documentation qui suit afin de vous assurer de votre conformité.

Gestion au quotidien à partir du 1^er janvier 2018 

Vous trouverez sur l’Inforoute notariale (menu Votre dossier / Votre dossier administratif / Comptabilité en fidéicommis)  les formulaires que vous devrez utiliser à compter du 1^er janvier 2018, à savoir :

• Formulaire de gestion d’un compte en fidéicommis (les anciens formulaires CDN1, CDN2 et CDN3 ont été fusionnés en un seul)
• Rapport mensuel de conciliation
• Modèle de reçu pour sommes ou biens remis en fidéicommis
• Rapport annuel de la comptabilité en fidéicommis 2018 (qui doit être utilisé uniquement pour les rapports concernant des sommes détenues depuis le 1^er janvier 2018; ce n’est pas le formulaire à utiliser pour le rapport 2017). 

En sus de la forme, les autres changements apportés aux formulaires sont les suivants :

• Terminologie utilisée dans le nouveau Règlement;
• Ajout de questions liées au notaire utilisateur ou à la société de notaires titulaire d’un compte;
• Ajout du bénéficiaire sur le reçu (lorsque les sommes sont remises par un tiers) et du notaire responsable du dossier (lorsqu’il n’est pas titulaire du compte). 

 

Chèques et reçus

L'utilisation des chèques et reçus actuels sera tolérée jusqu'à nouvel ordre, à la condition que les nouvelles informations obligatoires soient ajoutées sur le reçu lorsqu’applicables. 

Fournisseurs de logiciels de gestion d’études

Aussi, les fournisseurs de logiciels de gestion d'études (Acceo – ProNotaire, Informatique Nouvelle Technologie – Pro-Cardex et Eurêka et Avancie – Para-Maître) ont été avisés par la Chambre des changements et ces derniers doivent apporter les modifications qui s'imposent. Le rapport de conciliation mensuelle actuel pourra continuer à être utilisé tant que les fournisseurs de logiciels de gestion d'étude ne l'auront pas intégré à leur solution; toutefois, ce rapport devra être effectué dans le nouveau délai de 21 jours suivant la fin de chaque mois. 

Foire aux questions et lignes directrices

Nous vous invitons à consulter la foire aux questions en lien avec l’application de ce nouveau Règlement. Celle-ci est accessible sur l’Inforoute notariale (menu Votre dossier / Votre dossier administratif / Comptabilité en fidéicommis sous le titre Gestion des comptes au quotidien à partir du 1^er janvier 2018). 

Finalement, contrairement à ce qui fut annoncé lors du dernier communiqué à ce sujet, les lignes directrices sur l'application de ce règlement vous seront communiquées après leur adoption par les instances concernées de la Chambre à la fin janvier. La foire aux questions susmentionnée sera bonifiée suite à l’adoption de ces lignes directrices ainsi qu’aux questions reçues par la Chambre. 

Si vous prévoyez cesser d’exercer en début d’année 2018

Le notaire qui projette de demander au secrétaire de l'Ordre de cesser volontairement l'exercice de la profession avec une date de prise d'effet en 2018 devrait envisager de fermer son compte en fidéicommis avant le 1^er janvier 2018 dans la mesure du possible. Ainsi, il n'aura pas à produire de rapport 2018 ni d'audit 2018 avant que sa cessation d'exercice ne puisse prendre effet. 

Pour toutes questions

Pour toutes questions relatives à la comptabilité en fidéicommis, nous vous invitons à consulter dans un premier temps la Foire aux questions susmentionnée. Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question dans ce document, posez-nous votre question par courriel à fideicommis@cnq.org