Avis aux membres

Tous les notaires titulaires ou signataires d'un compte en fidéicommis au cours de l'année 2018, ou ayant détenu des biens en fidéicommis au cours de cette même année, ont l'obligation de remplir le rapport annuel de comptabilité en fidéicommis et de le transmettre à l'Ordre au plus tard le 31 mars 2019, et ce, conformément au Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires. Ainsi, pour tout compte en fidéicommis ouvert ou fermé durant l'année 2018, un rapport annuel doit obligatoirement être préparé et transmis à l'Ordre, et ce, même si aucune transaction n'a été effectuée dans ce compte.

Exemption 

Les notaires n'ayant été ni titulaires ni signataires d'un compte en fidéicommis et n'ayant détenu aucun bien en fidéicommis durant cette période n'ont pas l'obligation produire un tel rapport.

Omission de produire un formulaire 

Dans l'éventualité où un notaire a omis d'informer l'Ordre de l'ouverture, de la fermeture ou de la modification d'un compte en fidéicommis au cours de l'année 2018, il doit sans délai transmettre le Formulaire de gestion d'un compte en fidéicommis (ouverture/fermeture/modifications) dûment complété, et ce, afin de déclarer l'ouverture ou la fermeture de ce compte ou encore pour dénoncer les modifications qui ont eu lieu. Ce formulaire est accessible sur l'Inforoute notariale sous le menu Votre dossier / Votre dossier administratif / Comptabilité en fidéicommis.

Non-conformité

Compte tenu de l'importance des obligations des notaires reliées à la tenue de leur comptabilité et à la production du rapport annuel, dans le cas où un notaire ne se conforme pas à l'une ou l'autre des obligations prévues au règlement, la Chambre des notaires pourra nommer un comptable de son choix et le charger de vérifier, aux frais de ce notaire, sa comptabilité en fidéicommis, et ce, même s'il n'est plus inscrit au Tableau de l'Ordre.  

Documentation et formulaires nécessaires pour compléter le rapport annuel 2018 sur l'Inforoute notariale

L'ensemble de la documentation requise pour compléter le rapport annuel est accessible sur l'Inforoute notariale sous le menu Votre dossier / Votre dossier administratif  / Votre rapport annuel en fidéicommis 2018. Parmi ces documents, la Chambre des notaires a préparé un guide explicatif visant à aider le notaire dans la préparation de son rapport annuel ainsi que la Liste des comptes en fidéicommis qui permet à tout notaire de s'assurer qu'il a bien déclaré à l'Ordre tous les comptes dont il est titulaire ou signataire et dont la vérification par un auditeur est requise. La Chambre des notaires n'enverra aucune documentation par la poste.

La Chambre des notaires rappelle que tous les documents suivants doivent être remplis, signés et transmis à l'Ordre dans un même envoi, et ce, dans le délai prescrit :

• Liste de vos comptes généraux en fidéicommis ;
• Rapport annuel de comptabilité en fidéicommis 2018 ;
• Nomination de l'auditeur ;
• Rapport de l'auditeur.

Délai de production

L'original du rapport annuel de comptabilité en fidéicommis accompagné de la liste personnalisée des comptes en fidéicommis et du rapport de l'auditeur indépendant pour l'année 2018 doit être transmis à l'Ordre au plus tard le 31 mars 2019.   Aucune prolongation de délai ne sera accordée et seule la réception de l'original papier sera considérée aux fins du délai de production. Il serait donc prudent de retenir, dès maintenant, les services d'un auditeur afin d'éviter de se voir opposer des indisponibilités en raison de l'achalandage usuel à cette période de l'année.  

Frais de retard et défaut

Le défaut de produire ces documents à l'expiration du délai réglementaire expose le notaire à des frais de retard d'un montant de 250 $ de même qu'à une plainte disciplinaire dont l'issue pourrait donner lieu à l'application des sanctions prévues à l'article 156 du Code des professions. De plus, dans l'éventualité où un notaire ne remédie pas à son défaut, un nouvel avis de retard lui sera transmis tous les 30 jours et des frais de 250 $ seront facturés à chaque avis de retard émis, et ce, conformément à la Politique de tarification de la Chambre, accessible sur l'Inforoute notariale sous le menu Services aux membres / Services offerts / Politique de tarification de la Chambre. 

Le Service de l'inspection professionnelle