Avis aux membres

Tous les notaires détenteurs d'un compte en fidéicommis au cours de l'année 2016 ont l'obligation de remplir le rapport annuel de comptabilité en fidéicommis et le transmettre à l'Ordre dans les délais requis, conformément à l'article 38 du Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires.

Ainsi, pour tout compte en fidéicommis ouvert ou fermé durant l'année 2016, un rapport annuel doit également être préparé et transmis au Secrétaire de l'Ordre dans les délais réglementaires, et ce, même si aucune transaction n'a été effectuée sur ce compte. S'il a été omis d'en aviser la Chambre, le formulaire CDN1 ou CDN3 dûment rempli doit être complété et transmis dès à présent, afin de déclarer l'ouverture ou la fermeture de ce compte.

Compte tenu de l'importance des obligations des notaires reliées à la tenue de leur comptabilité et à la production du rapport annuel, il est rappelé l'article 43 du Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires qui stipule que « Lorsque le Comité exécutif est informé que le notaire ne se conforme pas à l'une ou l'autre des obligations prévues à ce règlement, il peut nommer un comptable de son choix et le charger de vérifier, aux frais du notaire, la comptabilité en fidéicommis de celui-ci, même s'il n'est plus inscrit au tableau de l'Ordre. »

N.B. Toutefois, avis est donné aux notaires n'ayant ouvert ni détenu de compte en fidéicommis durant cette période, qu'il ne sera pas nécessaire de produire un tel rapport, celui-ci n'étant pas requis par l'Ordre dans ces circonstances précises.

Délai de production
L'original du rapport annuel de comptabilité en fidéicommis, de même que le rapport de l'auditeur indépendant pour l'année 2016 devront être transmis à l'Ordre, au plus tard le 31 mars 2017. Le défaut de produire ces rapports à l'expiration du délai réglementaire expose le notaire à des frais de retard au montant de 250 $ de même qu'à une plainte disciplinaire dont l'issue pourrait donner lieu à l'application des sanctions prévues à l'article 156 du Code des professions.

Les notaires détenteurs d'un compte en fidéicommis recevront par courrier, la liste personnalisée des comptes en fidéicommis dont la vérification par l'auditeur est requise. Celle-ci, de même que la nomination de l'auditeur et les rapports ci-après doivent être remplis, signés et transmis à l'Ordre, en un seul envoi :

• Liste personnalisée des comptes en fidéicommis
• Nomination de l'auditeur
• Rapport annuel  en fidéicommis
• Rapport de l'auditeur

Aucune prolongation de délai ne sera accordée et seul l'original papier sera considéré pour les fins du délai de production. Il serait donc prudent de retenir dès maintenant, les services d'un auditeur afin d'éviter de se voir opposer des indisponibilités, en raison de l'achalandage usuel à cette période de l'année.

Documentation et formulaires
Aucun formulaire « papier » du rapport annuel de comptabilité en fidéicommis ne sera transmis par la poste, celui-ci étant désormais disponible sur l'Inforoute notariale sous le menu Votre dossier / Votre dossier administratif / Comptabilité en fidéicommis / Rapport annuel / Rapport de comptabilité 2016. Un guide y est également déposé pour aider à remplir ce rapport.

Pour toutes questions relatives au rapport de comptabilité en fidéicommis pour l'année 2016, veuillez communiquer avec madame Nancy Moschetta, technicienne à la Direction de l'inspection professionnelle (tél : 514-879-1793 ou 1-800-263-1793, poste 5954). Il est également possible de joindre madame Moschetta par courriel à l'adresse suivante : nancy.moschetta@cnq.org.

Merci de votre collaboration.

Annie Auger, notaire
Secrétaire adjoint
Secrétariat de l'Ordre