Communiqués d’organismes externes

Lévis, le 2 février 2017

Aux notaires qui reçoivent des mandats de la part des caisses Desjardins

OBJET : Importance de transmettre le rapport final dès que possible

Plusieurs de nos caisses nous informent régulièrement que, pour un nombre considérable de dossiers hypothécaires, les notaires n’ont pas transmis le rapport final plusieurs semaines, voire plusieurs mois après l’envoi du rapport préliminaire. Nous sommes conscients que le délai peut être causé par des circonstances hors du contrôle des notaires. Toutefois, il est important pour les caisses, et pour les notaires eux-mêmes comme nous le verrons plus loin, que le rapport final, dûment complété, soit acheminé dès qu’ils ont terminé l’exécution de leur mandat.

Importance pour les caisses d’obtenir le rapport final dès que possible

L’obtention du rapport final sans retard inutile est importante pour les caisses, notamment pour les raisons mentionnées au point 6.9 du document Règles et procédures aux notaires qui se trouve sur la plate-forme Assyst immobilier et qui se lit comme suit : 

6.9 Rapports préliminaire et final

Le rapport préliminaire et le rapport final doivent être transmis électroniquement par le notaire et sous sa signature numérique.

Il est important pour la caisse que le notaire lui transmette son rapport final dès que possible après avoir terminé l’exécution de son mandat et qu’il y indique toutes les informations demandées.

La date de signature de l’acte hypothécaire par exemple est importante pour la caisse pour plusieurs raisons, dont celle de pouvoir identifier correctement le crédit dans les conventions de renouvellement subséquentes.

La date de publication de l'acte hypothécaire est également importante pour l’inscription de la date du renouvellement de cet acte au registre foncier après 30 ans. Quant au numéro de publication, la caisse doit parfois y référer dans des avis, conventions ou autres actes.

En ce qui a trait aux informations relatives aux prêts refinancés ou subrogés, elles sont importantes notamment pour que la caisse ait à sa disposition, lorsque le prêt sera acquitté, toutes les informations nécessaires à la vérification de la quittance et mainlevée qui lui sera présentée. Dans le cas d’un prêt subrogé, la date de publication du prêt subrogé est importante pour l’inscription de la date du renouvellement de cet acte au registre foncier après 30 ans.

Si le notaire ne fournit pas les informations requises, il risque que la caisse lui demande, dans les mandats électroniques des dossiers subséquents, de lui transmette copie de tous les documents du dossier, comme le prévoit la clause relative à la conservation des documents par le notaire.

Nous pourrions ajouter d’autres raisons qui rendent importante pour les caisses l’obtention du rapport final sans retard inutile (ex : importance pour elles d’obtenir rapidement les informations relatives à l’assurance de l’immeuble hypothéqué si le notaire n’a pu les fournir dans le rapport préliminaire).

De surcroît, en raison des longs délais, les caisses doivent parfois encourir des frais supplémentaires pour obtenir un rapport final d’un autre notaire si le notaire instrumentant cesse de pratiquer, est radié ou décède.

 Importance pour les notaires de transmettre le rapport final dès que possible

Il est également important pour les notaires de produire le rapport final dès que possible après avoir terminé l’exécution de leur mandat. En effet, plus ils tardent à le faire, plus ils sont susceptibles de devoir répondre aux suivis effectués par les caisses, ce qui peut affecter les relations mutuelles si le retard n’est pas justifié, ou plus ils risquent tout simplement d’oublier de le produire. Or, les notaires qui ne produisent pas le rapport final peuvent engager leur responsabilité professionnelle si l’absence de production du rapport final cause préjudice aux caisses concernées.

À titre d’exemple, soulignons le cas d’un immeuble détruit par un incendie et qui n’est plus assuré au moment du sinistre. Si la caisse n’est pas en mesure de démontrer auprès de son propre assureur que l’immeuble était assuré lors de l’octroi du prêt et que la police comportait la clause type relative aux garanties hypothécaires, son assureur refusera de l’indemniser. Actuellement, une copie de la police d’assurance incendie ou le rapport final du notaire dûment complété à la clause Assurances constitue une preuve d’assurance acceptée par l’assureur de la caisse. Or, si pour toutes sortes de raison, le notaire qui n’a pas transmis le rapport final ne peut retracer la police d’assurance au moment où le sinistre survient, la caisse pourrait alors lui réclamer la perte qu’elle a subie en raison de l’absence de rapport final.

En conséquence, même s’il arrive que la transmission du rapport final à la caisse soit retardée pour des raisons hors du contrôle du notaire, nous nous permettons de demander la collaboration des notaires afin qu’il soit acheminé dès que possible après l’exécution de leur mandat, quitte, dans les cas où il ne reste que quelques aspects secondaires à régler, à inscrire ces aspects à la fin du rapport final et à transmettre l’information complémentaire à la caisse lorsque ces aspects auront été réglés.

Finalement, nous sommes conscients que dans les dossiers qui sont traités par la plate-forme Assyst Immobilier, le rapport préliminaire est toujours requis, malgré le fait que pour certains types de financement, cette étape ne serait pas nécessaire (ex : prêt pour rénovation). À ce sujet, nous nous permettons de faire la suggestion suivante: si, au moment où les notaires complètent et transmettent le rapport préliminaire, ils sont déjà en mesure de compléter et transmettre le rapport final, nous leur suggérons de le transmettre tout de suite après le rapport préliminaire.

Nous remercions à l’avance les notaires de leur collaboration en ce qui a trait au contenu du présent communiqué.

Veuillez recevoir, mesdames, messieurs, nos salutations distinguées.

Fédération des caisses Desjardins du Québec
Direction Affaires juridiques, Soutien au réseau des caisses